Группа компаний «Рост» — лидер рынка овощей защищённого грунта России. 19 тепличных хозяйств, более девяти тысяч человек собственного персонала. В общем, очень крупная и быстро растущая компания с самыми известными брендами — «Flamenco» и «Медовые». Как бурное развитие заставило обновить систему тендеров, почему для этого была выбрана электронная площадка Bidzaar, как она помогла сэкономить до 20 % на закупках — об этом и многом другом рассказывает директор по закупкам УК «Рост» Екатерина Никитина.
|
Директор по закупкам УК «Рост» |
Как работали закупки до выхода на Bidzaar
Компания появилась в 2013 году, в этом году мы отмечаем десятилетие. Основная продукция — тепличные огурцы и томаты, несколько сортов зелёного салата, в прошлом году появились баклажаны и сладкий перец. Главные бренды — «Фламенко», «Сладкая ягода», «Медовые», «Рост». Мы много вкладываем в развитие и укрепление наших брендов.
Исторически так сложилось, что каждое из наших предприятий имело собственную систему закупок. Особенно это актуально для вновь интегрируемых предприятий, поэтому одной из главных задач, связанных с нашим расширением, стала организация централизованной системы закупок. Смысл её в том, чтобы унифицировать качество одних и тех же продуктов независимо от того, в каком городе или регионе они производятся.
Поясню на конкретном примере. Допустим, есть томаты «Фламенко», которые производятся в Луховицах, а есть те, которые выращиваются в Тюмени. Предприятия разные, продукт один. При этом покупатель должен купить что в Луховицах, что в Тюмени томаты одинаковых размера, вкуса, цвета и качества. Соответственно нужно, чтобы оба предприятия закупали одни и те же семена, субстрат (грунт), удобрения, средства защиты растений.
Когда я пришла в ГК «Рост», часть агрономических закупок уже была централизована, однако, все остальные закупки (техника, ИТ, АХО) осуществлялись самостоятельно каждым функциональным заказчиком. Централизованные же закупки проводились Дирекцией по закупкам Управляющей компании, причём происходило это следующим образом:
- Менеджер по закупочным категориям собирал запросы со всех предприятий.
- Затем консолидировал заявки и рассылал их по почте компаниям-поставщикам, после чего дожидался от них ответа.
Система эта была достаточно отработанная и надёжная, но весьма медленная и, главное, непрозрачная. Когда меня приглашали в «Рост», передо мной поставили три основные задачи:
- Обеспечить прозрачность закупок.
- Автоматизировать процесс для большей эффективности.
- Обеспечить экономию при сохранении качества.
Поэтому я первым делом начала искать электронную торговую площадку, где можно размещать тендеры на закупки.
Как мы выбирали площадку
Начнём с того, что такие онлайн-платформы в принципе обеспечивают более высокий уровень прозрачности закупочного процесса. Например, когда мы размещали один из первых тендеров, то сначала собрали все предложения, а потом открыли нижнюю цену. Начался открытый редукцион (снижение цены), который несколько затянулся. Потом один из проигравших участников тендера позвонил ответственному менеджеру и поблагодарил за то, что понял, почему он проиграл и над чем ему нужно работать. Потому что до этого, проигрывая в тендерах, он всегда думал, что заказчики что-то подтасовывают.
То есть закупки на онлайн-платформах выгодны всем сторонам процесса:
- Участники больше доверяют закупочным процедурам, верят в возможность победы — соответственно активнее вовлекаются в процесс и конкурируют друг с другом.
- Заказчики получают снижение цен практически по всем вынесенным на площадку категориям.
Как только я устроилась в «Рост», первоочередной моей задачей был выбор подходящей ЭТП. Раньше у меня уже был опыт работы в компании, которая проводила закупки на онлайн-платформе, написанной специально для себя. Но от этой идеи я отказалась сразу, потому что дорого, долго и тяжело, а нам это совсем не нужно.
Вторая проблема, с которой я столкнулась, — то, что изначально ЭТП были заточены под федеральные законы 223-ФЗ и 44-ФЗ. И небольшим компаниям, которые хотят участвовать в закупке, нужно заплатить за регистрацию, участие в конкурсе и т. д. Очевидно, что малому бизнесу с ограниченным бюджетом такие условия невыгодны, поэтому небольшие компании выбирают более традиционные каналы вместо онлайн-площадок. А так как «Рост» проводит много конкурсов на небольшие суммы именно среди представителей малого бизнеса, то мы рисковали столкнуться с ситуацией, что к нам просто никто не придёт. Это типичная фобия многих компаний, которые переходят на электронные площадки.
Но я всё же решила проанализировать предложения среди ЭТП на рынке. И совсем неожиданно от закупочного сообщества я слышу про Bidzaar. Захожу на их сайт, читаю — и вот оно! Назову ключевые моменты, которые мне понравились:
- В первую очередь — бизнес-идея. Участник может бесплатно зарегистрироваться и подать заявку на участие в конкурсе. Сама площадка зарабатывает на комиссии, которую платит только победитель конкурса. Соответственно это очень выгодно небольшим компаниям, с которыми мы работаем по тендерам на некрупные суммы.
- Отсутствие бюрократии. У нас до этого было внутреннее требование в компании, что от каждого участника конкурса мы должны были получить по электронной почте коммерческое предложение с подписью и печатью. На практике получить их хотя бы от трёх поставщиков — тот ещё челлендж! На Bidzaar мы смогли от этого уйти благодаря максимальной прозрачности процесса. Коммерческое предложение с печатью мы требуем теперь только от победителя конкурса просто для того, чтобы на его основании уже подготовить договор.
- Дружественный интерфейс. В отличие от многих традиционных онлайн-платформ с Bidzaar оказалось удивительно легко начать работать. Площадка нативная, очень дружественная пользователю — соответственно проще обучить людей с ней работать. Я создала с закупщиками всего одну закупку, а дальше они её уже сами клонировали и вносили нужные им изменения.
- Реестры. На Bidzaar можно устраивать конкурсы не среди вообще всех потенциальных участников, а отобранных по какому-то признаку. Например, по ряду категорий мы создали реестры с превентивной проверкой службы безопасности. То есть сначала участника проверяет наша СБ, участник аккредитуется в реестре, и только потом он допускается к конкурсу.
Ещё одна полезная фича от платформы — размещение запросов на других интегрированных площадках. Это резко увеличивает количество потенциальных участников. Например, лидером по количеству кандидатов у нас был транспортный тендер на всю Россию, в нём участвовало более 70 компаний. Другая регулярная закупка касается деревянных поддонов — там тоже количество участников часто переваливает за 60. В общем, потенциальных конкурсантов реально много даже на тех категориях, на которых раньше найти поставщика было проблематично.
Что нам дало размещение на Bidzaar
Первые свои тендеры на этой платформе мы разместили в июне 2022 года. То есть на Bidzaar мы уже больше полугода, и определённый фидбэк уже есть. Если говорить про разовые закупки, то экономия там приличная — примерно 20 %. Вообще в плане редукциона электронная площадка оказалась гораздо эффективнее почтовой рассылки, в которой снизить цену практически невозможно.
С долгосрочными контрактами немного сложнее. Первая закупка из серии происходит с существенной экономией, потому что поставщики сначала присматриваются к самой площадке, разбираются, как с ней работать, и соглашаются продавать за выставленную цену. Потом динамика уменьшается, цены на некоторые категории растут, но делают они это вслед за всем рынком. Например, когда расценки на макулатуру увеличились на 40 %, у наших поставщиков выросла цена на гофротару.
То есть мы понимаем, что цены выросли по некоторым позициям не из-за сговора поставщиков. Потому что поверить в сговор можно, когда в конкурсе — два-три участника, но если их 12 — такой вариант маловероятен.
Иными словами, не всегда мы стремимся на всём экономить. Часто наша задача — нащупать справедливую рыночную цену, сложившуюся в условиях свободной конкуренции, и стараться её придерживаться. Да, по каким-то позициям динамика будет положительной, по другим — отрицательной. Зато мы знаем, что у нас справедливая рыночная цена, лучшая из возможных на данный момент.
Раньше нам было достаточно получить три предложения от трёх участников рынка. Некоторые из наших менеджеров пытались выжать предложения из всех, но в целом трёх было вполне достаточно. Сейчас на электронной площадке мы можем просто сделать открытые конкурсы и принимать заявки от всех желающих. Более того, проявилось ещё одно весьма неожиданное преимущество электронной платформы — возможность получать альтернативные идеи, которые эффективно решали бы нашу проблему, но не так, как мы изначально планировали.
Проиллюстрирую это примером. Мы создали тендер на разметку нашего крупного распределительного центра, и несколько участников спросили, могут ли они нам предложить альтернативу. Мы согласились: мы почти всегда оставляем открытой опцию подачи альтернативных предложений. Один нам показал свой вариант, второй — другой, более дешёвый, и т. д. В итоге мы посмотрели: «А что, так можно было?» — ну и попробовали. Или, например, потребовалась нам однажды какая-то оригинальная деталь, мы опубликовали тендер. Один из участников оказался производителем (да, они тоже участвуют в конкурсах) и сказал, что выточит нам аналогичную за три копейки. Грех не согласиться.
То есть открытые тендеры дают не просто честную конкуренцию и оптимальные цены, но и неожиданные идеи, до которых мы сами не додумались бы. Это, конечно, не значит, что мы готовы принять каждое дешёвое предложение. Нет, многие из них сразу отбраковываем. Особенно это касается инженерных и логистических конкурсов, где важны не столько цена, сколько качество и наличие собственного автопарка соответственно.
Но в любом случае мы накапливаем базу идей и участников, к которым в любой момент можем обратиться.
Как создаются тендеры
Разработка ТЗ. Создавать тендер мы начинаем с того, что формируем объём потребности. Делается это двумя путями:
- Собираем планы закупок по типовым централизованным подкатегориям.
- Анализируем отдельные заявки от одного комбината, прикидываем, нужна ли эта позиция другим предприятиям, обсуждаем критерии выбора, блокирующие факторы с функциональным руководителем, а потом формируем общий рамочный запрос.
Тендер — это конкурс среди нескольких участников. Соответственно оценивать предложения нужно по каким-то конкретным критериям, которые мы выкладываем на площадку. Это и для нас легче, и поставщики будут понимать, почему они прошли или не прошли тендер.
Однако прозрачность — палка о двух концах. Нам выгодно, когда понятен механизм конкуренции между участниками. Но не всегда выгодно, когда поставщики видят и чётко понимают нашу критериальную модель оценки, то есть общий механизм, по которому мы оцениваем предложения во всех тендерах. Потому что некоторые пытаются этим манипулировать, например, поставщик видит, что мы закладываем большой вес на наличие собственного автотранспорта, и поднимает свою цену в полтора раза.
До критериальной модели, которая автоматически рассчитывает победителя сразу по всем критериям, мы пока не дошли. Тем не менее все критерии, необходимые для оценки конкретного тендера, мы открыто выкладываем на платформу. Поставщики заполняют их по пунктам, потом мы с помощью площадки создаём сводную таблицу всех ценовых и неценовых критериев, выгружаем её в эксел и уже там делаем финальный расчёт.
Выкладка заявки. Если речь идёт о каких-то новых тендерах, которых мы ещё не делали, то процесс формирования новых неценовых критериев достаточно длительный. В Bidzaar приходится все новые неценовые критерии вводить вручную. Это не очень удобно. Лично я с нетерпением жду, когда площадка добавит функцию подгрузки таких дополнительных вопросов, например, из Exсel-таблицы.
Если мы говорим про заранее и хорошо продуманные заявки, а также те, которые дублируют или созданы на основе предыдущих, то время загрузки сокращается примерно до трёх минут, даже меньше.
Как проводится конкурс?
После того как мы оформили на площадке заявку, начинается сам конкурс. И тут всё зависит от того, какой тендер мы проводим — классический открытый или с аккредитованным пулом поставщиков. Поэтому дальше поочерёдно рассмотрим обе ситуации.
Скриншот окна с заявками
Классический открытый тендер. Если он открыт на позицию, по которой мы давно ничего не покупали, то просто вывешиваем заявку на неделю и по тегам приглашаем участников. Если у нас по этой позиции уже были закупки ранее, то дополнительно приглашаем по e-mail всех прежних поставщиков поучаствовать в конкурсе.
А дальше закупщик просто лениво смотрит, как у него прирастает количество участников. Если под конец конкурса их ноль, то есть возможность обратиться к консультантам из Bidzaar с просьбой посмотреть, почему всё так. Через некоторое время они возвращаются с обратной связью от рынка. Обычно поставщиков нет, если мы допустили неоднозначность в ТЗ, сделали слишком маленький срок конкурса, запросили позиции, которых нет на складах.
Если закупщик видит, что конкуренция есть, а участники предлагают близкие цены, то он может открыть нижний порог цены или место участников в конкурсе, тем самым стимулируя конкуренцию и завершая конкурс за первый этап.
В тендерах с технически сложными позициями мы собираем предложения, анализируем их, общаемся с каждым из поставщиков, задаём вопросы. И когда более-менее разобрались с этим, открываем второй этап:
- Если есть жёсткая ценовая конкуренция, то проводим его в открытом режиме, чтобы поставщик видел свой ранг (то есть место по цене предложения относительно конкурентов) и мог снижать цену, стремясь победить. Если цены очень близки, можем открыть ещё и минимальную цену.
- Или, если конкурирует мало участников с большим отрывом по цене, проводим торги в закрытом режиме, чтобы каждый из них не понимал, что конкуренции нет, и не смог этим воспользоваться.
То есть Bidzaar даёт закупщику гибкие инструменты, которыми он может на основе своего опыта и анализа рыночной ситуации управлять конкуренцией для получения более выгодного предложения.
Если честно, то иногда мы за этими битвами между поставщиками наблюдаем с попкорном. Накал страстей порой — как на футболе. А закупщики в такие моменты радуются, как дети, когда получают максимально выгодные цены.
Тендер в пуле аккредитованных участников. Есть на Bidzaar такой полезный инструмент — Vendor management system (VMS). Это реестр, в который отбираются поставщики на определённую категорию закупки. Мы его используем двумя путями:
- Например, можем отобрать по критериям определённый пул участников и запустить их в закупочную процедуру.
- Другой вариант — заранее указать, что в тендере участвуют только те, кто входит в пул, а поставщиков, привлечённых в рамках открытой процедуры, допускать к тендеру после аккредитации.
То есть этот инструмент позволяет отобрать подходящих поставщиков под различные закупочные категории. Плюс это наш способ защиты от недобросовестных участников: наша служба безопасности предварительно проверяет их, затем из проверенных мы формируем свой пул и только тогда допускаем к участию в некоторых закупках. Если речь идёт о поставщиках услуг, то работаем с ними по постоплате и заранее требуем каких-то референсов по релевантным позициям. Опять же подключаем свою СБ, чтобы она проверила участника: год основания, активность на рынке и т. д. У Bidzaar есть свой функционал для проверки участников закупок, но мы им не пользуемся.
Бывает так, что уже в процессе конкурса мы понимаем, что с нашей заявкой, шаблоном договора что-то не так. В этом случае в рамках того же тура меняем ТЗ, уведомляя при этом участников, и продолжаем тендер. Если нужно — увеличиваем его срок, чтобы конкурсанты смогли сориентироваться в новых требованиях.
Часто о недостаточности информации в ТЗ нам говорят сами участники. Если закупщик может ответить на вопрос, то делает это тут же в общем чате, чтобы видели все поставщики. Когда вопрос закупщику не по силам, он передаёт его в технический отдел, они вместе формулируют ответ, и мы опять же публикуем его в общем чате или сразу вносим поправку в ТЗ.
Итоги тендера и их анализ
Когда тендер заканчивается, нужно как-то проанализировать его результаты и выбрать лучшее предложение. В Bidzaar можно выгрузить все данные в виде сводной Excel-таблицы, в которой содержатся все ценовые и неценовые характеристики. Например, мы делаем конкурс по транспортным услугам, и в сводке, помимо стоимости доставки из точки А в точку Б, запрашиваем у поставщика расценки на час простоя, переукладку, дополнительную точку выгрузки и т. д. И в этой же таблице можем получить подробные контактные данные каждого участника, документы, какие-то референсы по прошлым похожим заявкам и т. д. И всей этой информацией можно свободно оперировать, систематизировать, анализировать.
Надеюсь, что партнёры из Bidzaar в ближайшем будущем добавят такую фичу, как автоматический расчёт экономии. То есть просто в загружаемую на платформу табличку добавляем столбец с ценами за прошлый период, а после конкурса при выгрузке результатов система выдаёт их соотношение с нынешними расценками. Это было бы реально удобно.
Как мы перевели все закупки на Bidzaar
Для ГК «Рост» и для меня лично переход на закупки через электронную площадку был экспериментом, поэтому, конечно, это был постепенный процесс. Начали мы со второстепенных категорий, но сейчас перевели все тендеры.
Другая сложность была в том, чтобы перевести все свои предприятия на эту площадку. У нас централизованная система, но каждый комбинат какие-то второстепенные закупки делает самостоятельно. Сначала мы работали по старинке: собирали со всех предприятий заявки, консолидировали их и уже в агрегированном виде выставляли на тендер. Сейчас подход изменился. Мы заранее прикидываем, какие позиции у наших комбинатов унифицированы, например, «химия» для водоподготовки и крючки для выращивания одних и тех же продуктов могут быть одинаковыми. Потом такие категории просто умножаем на X комбинатов, где они используются, прописываем эти предприятия и отыгрываем на тендере рамочный договор на все комбинаты.
Ещё одной задачей было перевести наших поставщиков на Bidzaar. Мы это делали в добровольном порядке, никого не принуждали. У нас была изначально своя накопленная база поставщиков, в которую мы интегрировали базы купленных комбинатов. Просто сделали им общую почтовую рассылку, где сказали, что переводим закупки на электронную площадку. И когда открывали новый тендер, тоже рассылали электронные письма с приглашением.
Поставщики достаточно легко, быстро и без потерь перешли вслед за нами на Bidzaar. По некоторым категориям база существенно расширилась. Те партнёры, для которых мы были важным клиентом, все остались точно. Более того, сильно подешевели из-за того, что мы не даём нашим старым поставщикам каких-то привилегий в закупках перед новыми, которые успешно прошли тестирование.
Как изменились закупки после февраля
Февральские события, конечно, отразились и на нашей компании, и на поставщиках. Мы стали более гибкими в использовании альтернативных решений и в альтернативных каналах поставки. Это всё проходит в рамках одного конкурса. У нас нет лишней бюрократии в закупках, поэтому, если мы видим хорошее предложение, то не проводим 100500 конкурсов, чтобы изучить все возможные аналоги, а просто работаем по принципу разумной достаточности.
В целом текущие политическая и экономическая ситуации нас затронули некритично. Во-первых, мы в значительной степени работаем с отечественными производителями. Во-вторых, большая часть используемого оборудования под санкции не попадает. Единственная проблема, с которой мы столкнулись в контексте этой ситуации, — это некоторые запчасти. Часть из них мы смогли найти в России. Остальные всё так же привозят из-за границы, используя альтернативные логистические каналы. В настоящий момент эти каналы достаточно стабильны.